So verbessern Sie die Kommunikation per E-Mail in einer IT-Branche

1. Notieren Sie zunächst den Inhalt, den Sie dem anderen Benutzer mitteilen möchten, auf einem Notizblock. In dieser Phase würden Sie Ihre Ideen, die an die andere Person weitergegeben werden sollen, vorwiegend ablegen, ohne viel Wert auf Grammatik und Zeichensetzung zu legen.

2. Sobald Ihre Ideen gelöscht sind, legen Sie Wert auf die Reihenfolge der Ideen. Wenn Sie beispielsweise Termine einhalten müssen, ordnen Sie Ihre Ideen nach einem chronologischen Muster.

3. Schauen Sie sich nun den Sprachteil an. Versuchen Sie, den Inhalt einfach zu halten. Bitte beachten Sie, dass die Verwendung schwerer Jargons Sie nicht zu einem E-Mail-Etikette-Champion macht. Versuchen Sie daher, es kurz und einfach zu halten.

4. Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Daten in Aufzählungszeichen oder nummerierten Listen zu ordnen, so wie ich es hier getan habe, um dem Leser das beste Bild zu geben. (Dies funktioniert möglicherweise nicht immer, daher ist es gerechtfertigt, wann Sie es verwenden sollten).

5. Konzentrieren Sie sich auf die Rechtschreibung, obwohl Ihr E-Mail-Editor dies für Sie erledigt. Überprüfen Sie nur, ob eine Woche durch eine schwache ersetzt wird. In diesem Fall wäre Ihr E-Mail-Editor keine große Hilfe.

6. Kümmern Sie sich um den Adressierungsteil. Wenn Sie an eine Person schreiben, ist es immer besser, die E-Mail an die Person mit einem “Hi xxxxxxx” zu adressieren, wobei xxxxxxx der individuelle Name ist, als so etwas wie “Hi Sir / Madam”.

7. Wenn Sie es an eine Gruppe von Personen richten, ist “Hallo Team” ebenfalls gerechtfertigt.

8. Paraphrasieren Sie den Inhalt der E-Mail, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Vorstellungen oder Absichten korrekt in eine schriftliche Formulierung übersetzen konnten.

9. Fügen Sie einen Betreff hinzu – es sollte eine Vorstellung davon geben, worum es in der E-Mail geht, ohne zu lang zu sein. Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten wöchentlichen Bericht über die Teilnahme an einem Team freigeben, ist die beste Option für das Thema: – Wöchentlicher Bericht über die Teilnahme an einem Team – :

10. Fügen Sie alle Folgeaktionen hinzu / legen Sie die Priorität für die E-Mail fest.

11. Pass auf, wer in der “To” -Liste bleiben soll und wer “Carbon Copied” sein soll

12. Es ist immer ethisch korrekt, die Option “Allen antworten” anstelle der Option “Antworten” zu verwenden, es sei denn, eine bestimmte Situation hält Sie zurück.

13. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Anhänge hinzugefügt haben, die der E-Mail beiliegen sollten.

14. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine ordnungsgemäße Signatur verfügen, die Ihren Namen, Ihre Bezeichnung und Ihre Kontakte definiert.

Diese sollten helfen, denke ich !!

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